Hukuki
Gizlilik Bildirimi
Bu metin İngilizce aslın çevirisidir. Herhangi bir uyuşmazlıkta İngilizce metin esas alınır.
1. Biz kimiz
Contact Person Estonia, Estonya'da 16093920 sicil numarasıyla kayıtlı JusTrust OÜ şirketinin ticari adıdır; adres Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Estonya. JusTrust OÜ, Estonya Mali İstihbarat Birimi'nden FIU000395 numaralı faaliyet iznine sahiptir.
Quintum OÜ (sicil numarası 17024619), muhasebe hizmetlerine yapılan başvurular ve bu hizmetlerin sunulmasıyla bağlantılı olarak işlenen kişisel verilerin veri sorumlusudur. JusTrust OÜ (sicil numarası 16093920), contact person, yasal adres ve posta yönlendirme hizmetleriyle bağlantılı olarak işlenen kişisel verilerin veri sorumlusudur. Bu bildirimde açıklanan her işleme faaliyeti, o faaliyetten sorumlu veri sorumlusunu belirtir.
Quintum OÜ, Estonya'da 17024619 sicil numarasıyla kayıtlıdır; adresi Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Estonya. Muhasebe verileriyle ilgili sorularınız için privacy@quintum.ee adresine, contact person, yasal adres veya posta verileriyle ilgili sorularınız için hello@contactpersonestonia.ee adresine yazın.
Contact Person Estonia ayrı bir şirket değildir. Aynı hizmetler JusTrust OÜ tarafından başka adlar altında ve danışmanlık içeren paketlerde farklı bir fiyatla da sunulmaktadır. Muhasebe hizmetleri Quintum OÜ tarafından verilir ve faturalandırılır. Contact person, yasal adres ve posta hizmetleri ise, geçerli Contact Person Estonia şartları uyarınca JusTrust OÜ tarafından ayrıca verilir.
2. Bu siteyi ziyaret ettiğinizde
Veri sorumlusu: JusTrust OÜ
| Ne | Neden | Hukuki dayanak |
|---|---|---|
| Ana sayfamızdaki iletişim formunda Google reCAPTCHA: IP adresiniz, cihaz ve davranış verileriniz ve Google'ın yerleştirdiği çerezler | otomatik istenmeyen gönderimleri engellemek için | md. 6(1)(f) formu koruma yönündeki meşru menfaat |
| Ofisimizin yerini göstermek üzere ana sayfamıza gömülü Google Haritalar: harita yüklendiğinde IP adresiniz ve tarayıcı verileriniz Google'a ulaşır | ofisimizin konumunu göstermek için | md. 6(1)(f) bizi nerede bulacağınızı bildirme yönündeki meşru menfaat |
Analitik, reklam veya takip aracı kullanmıyoruz ve kendi çerezlerimizi yerleştirmiyoruz. Yazı tiplerimiz ve stil dosyalarımız kendi sunucumuzdan sunulur; dolayısıyla hiçbir içerik dağıtım ağı veya yazı tipi sağlayıcısı verilerinizi almaz. Bu sayfa ve Koşullar sayfamız üçüncü taraflardan hiçbir şey yüklemez — yukarıdaki iki madde yalnızca ana sayfa için geçerlidir.
3. Bize yazdığınızda ya da hizmetlerimize başvurduğunuzda
Veri sorumlusu: JusTrust OÜ
Ana sayfamızdaki iletişim formu. Girdiğiniz adı, e-posta adresini ve mesajı toplar, size yanıt vermek için kullanır ve otomatik bir alındı bildirimi göndeririz.
İrtibat Kişisi, Yasal Adres ve Posta Yönlendirme başvuru formu. Şirketin ne yaptığını, serbest metin alanına yazmayı seçtiğiniz her şeyi, adınızı ve e-posta adresinizi, ayrıca şirketin hizmet vermediğimiz faaliyetlerden hiçbirini yürütmediğine dair beyanınızı toplarız. Şirket zaten tescilliyse Estonya sicil kodunu da toplar ve adını sicilden okuruz, siz yazmazsınız. Şirket kuruluş aşamasındaysa bunun yerine önerilen adını ve kuruluş aşamasındaki şirket için ve onun adına başvurduğunuza dair beyanınızı toplarız. Bunları size yanıt vermek ve şirketi kabul edip edemeyeceğimize karar vermek için kullanırız. Muhasebe başvuruları 6. bölümde anlatılmaktadır.
Hukuki dayanak. İletişim formu ve tescilli bir şirket için yapılan başvurular bakımından: md. 6(1)(b) sözleşme öncesinde talebiniz üzerine atılan adımlar ve md. 6(1)(f) taleplere yanıt verme yönündeki meşru menfaatimiz. Kuruluş aşamasındaki bir şirket için yapılan başvurular bakımından: md. 6(1)(f) başvurunuza yanıt verme ve şirketi kabul edip edemeyeceğimize karar verme yönündeki meşru menfaatimiz. Şirketi kabul edemezsek ya da devam etmezseniz, gönderdiklerinizi 12 ay saklarız (10. bölüm).
Başvurunuzun ödemesi. Ücreti başvuru sırasında ödersiniz. Ödemeyi almak, eşleştirmek ve iade gerektiğinde iade etmek için ödeme referansını ve tutarını, ödeme zamanını, varsa iadeyi ve ödeme sağlayıcımızın ödeyen kişi için bize verdiği adı ve ülkeyi işleriz. Hukuki dayanak: md. 6(1)(f), başvurunuz ve hizmetlerimizle bağlantılı ödemeleri yönetmekteki meşru menfaatimiz. Sizden başka biri ödediyse, başvuruyu kabul etmeden önce kim olduğunu ve şirketle ilişkisini tespit ederiz; şirketin sahibi ya da kontrol edeni ise onu müşteri tanıma tedbirlerimize dâhil ederiz. Bunun hukuki dayanağı md. 6(1)(c), kara para aklamanın önlenmesi ve yaptırımlara ilişkin yükümlülüklerimizdir. Muhasebe kayıtlarını md. 6(1)(c) (Muhasebe Kanunu) uyarınca saklarız.
Buna itiraz hakkınız. Meşru menfaatimize dayandığımız hâllerde — kuruluş aşamasındaki bir şirket için yapılan başvuru dahil — özel durumunuzdan kaynaklanan sebeplerle her zaman itiraz edebilirsiniz. hello@contactpersonestonia.ee adresine yazın. Menfaatlerinizin önüne geçen zorlayıcı meşru sebeplerimiz yoksa ya da veriler hukuki taleplerin tesisi, kullanılması veya savunulması için gerekli değilse işlemeyi durdururuz. Başvurunuz açıkken itiraz ederseniz başvuruya devam edemeyiz.
4. Size ilk biz yazdıysak — bilgilerinizi nereden aldık
Veri sorumlusu: JusTrust OÜ
Hizmetlerimizi sunmak üzere Estonya şirketlerine yazabiliriz. Bizden böyle bir mesaj aldıysanız, bu bölüm onu açıklar. Bu, verileri sizden almadığımız için GDPR'ın 14. maddesinin zorunlu kıldığı bilgilendirmedir.
| Soru | Yanıt |
|---|---|
| Adresimi nereden aldınız? | Kayıtlar ve Bilgi Sistemleri Merkezi (RIK) tarafından yayımlanan ve herkese açık olan Estonya Ticaret Sicili açık verisinden (avaandmed). |
| Neyi tutuyorsunuz? | Şirketin adını, Estonya sicil numarasını, kayıtlı adresini, faaliyet alanını, sicile kaydedildiği tarihi ve şirketin sicilde kendi yayımladığı e-posta adresini. |
| Bu kimin verisi? | Şirket verisi. Bir şirket e-posta adresi bir kişiyi belirlenebilir kılıyorsa kişisel veridir ve bu bildirim ona da uygulanır. |
| Bana neden yazıyorsunuz? | İrtibat Kişisi, Yasal Adres ve Posta İletimi hizmetlerini, bunlara ihtiyaç duyması muhtemel görünen şirketlere sunmak için — örneğin kendi adresi Estonya dışında olan bir şirkete. |
| Hangi hukuki dayanakla? | Başka bir işletmeye ilgili bir ticari hizmet sunma yönündeki md. 6(1)(f) meşru menfaat. Bunu sizin menfaatlerinizle tarttık: veri zaten kamuya açık, mesaj bir şirkete kendi mevzuat durumu hakkında yöneltiliyor ve siz bunu her an durdurabilirsiniz. |
| Ne kadar süre saklıyorsunuz? | 12 ay; müşterimiz olmanız ya da itirazınızın daha uzun süre kayıtta tutulmasını istemeniz hâli hariç. |
Kendimize koyduğumuz ve bizden yerine getirmemizi isteyebileceğiniz iki sınır:
Şirketin sicilde yayımladığı e-posta adresini kullanırız. Sicilden alınan bir şirketin irtibat kişisine veya yönetim kurulu üyesine ait kişisel iletişim bilgilerini bu amaçla kullanmayız.
Bir şirkete belirli bir teklif hakkında bir kez yazarız. Bir dizi gönderim yürütmüyoruz, listeyi satmıyor ve paylaşmıyoruz.
Burada itiraz hakkınız mutlaktır. Md. 21(2) uyarınca doğrudan pazarlamaya her zaman ve gerekçe göstermeksizin itiraz edebilirsiniz; biz de durdurmak zorundayız. Mesajı yanıtlayıp bunu belirtin ya da hello@contactpersonestonia.ee adresine yazın. Size bir daha ulaşmamak için itirazınızın kaydını tutarız — itirazınızdan sonra sakladığımız tek şey o kayıttır.
5. Müşterimiz olduğunuzda
Veri sorumlusu: JusTrust OÜ
| Veri | Neden | Hukuki dayanak |
|---|---|---|
| Şirket adı, sicil numarası, adres, iletişim bilgileri | hizmeti sunmak ve Ticaret Sicili'ne irtibat kişiniz olarak kaydedilmek için | md. 6(1)(b) sözleşme |
| Yönetim kurulu üyeleri, ortaklar ve gerçek faydalanıcılara ait kimlik verileri: ad ve soyad, kimlik numarası veya doğum tarihi, uyruk, kimlik belgesi verileri ve belgenin bir kopyası, adres | kanunen zorunlu müşteri tanıma tedbirleri (RahaPTS) | md. 6(1)(c) hukuki yükümlülük |
| Tarama sonuçları: siyasi nüfuz sahibi kişi durumu, uluslararası yaptırım kontrolleri | müşteri tanıma tedbirleri ve sürekli izleme | md. 6(1)(c) hukuki yükümlülük |
| Şirketiniz için adresimize gelen yazışmalar ve iletim kayıtları | Posta İletimi hizmetini sunmak için. Bu, tali olarak size yazan kişilerin kişisel verilerini içerebilir | md. 6(1)(b) sözleşme; gönderenin verileri bakımından md. 6(1)(f) |
| Ödeme ve faturalama verileri | size fatura kesmek ve muhasebe kayıtlarını tutmak için | md. 6(1)(b) sözleşme; md. 6(1)(c) Muhasebe Kanunu |
Müşteri tanıma tedbirleri bizden değil kanundan doğar ve her müşteri için aynıdır. Ödediğiniz ücrete veya seçtiğiniz pakete bağlı değildir. Bunlar olmadan hizmeti sunamayız ve kayıtları süresinden önce silemeyiz.
Şirketiniz kuruluş aşamasındaysa, bu müşteri tanıma tedbirlerini başvuruyu kabul etmeden önce başvuruyu yapan kişi olarak sizin hakkınızda (md. 6(1)(c) hukuki yükümlülük), tescilden sonra da şirket hakkında uygularız.
6. Muhasebe hizmetleri ve muhasebe başvuruları
Veri sorumlusu: Quintum OÜ
Contact Person Estonia üzerinden sunulan muhasebe hizmetleri Quintum OÜ tarafından verilir ve faturalandırılır. Bu web sitesi üzerinden muhasebe için başvurduğunuzda, verdiğiniz kişisel verilerin ve ardından kurulan muhasebe ilişkisinde oluşan verilerin veri sorumlusu Quintum OÜ'dür.
Başvurduğunuzda. Başvuru formu şirketinizin sicil numarasını, faaliyet alanını ve kendisine yanıt vereceğimiz kişinin adını ve e-posta adresini ister. Bunu, şirketi kabul edip edemeyeceğimizi değerlendirmek ve size yanıt vermek için kullanırız. Hukuki dayanak, talebiniz üzerine sözleşme kurulmadan önce adım atılmasıdır (md. 6(1)(b)).
Muhasebe müşterisi olduğunuzda. Muhasebe hizmetini sunmak için Quintum OÜ, işletmenizin bize verdiği verileri işler: muhatap olduğumuz kişilerin iletişim bilgileri ile sizin adınıza ele aldığımız muhasebe kaynak belgeleri, faturalar, banka verileri, bordro verileri ve vergi beyannameleri. Hukuki dayanak sözleşmenin ifası (md. 6(1)(b)) ve Quintum'un muhasebe hizmeti sağlayıcısı olarak hukuki yükümlülükleridir (md. 6(1)(c)).
Aklama önleme. Quintum OÜ muhasebe hizmeti verdiği için Estonya aklama ve terörün finansmanının önlenmesi kanunu anlamında yükümlü kişidir (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS § 2(1) p 7). Bir iş ilişkisi kurulmadan önce ve sonrasında düzenli olarak Quintum, müşteriyi, temsilcilerini ve gerçek faydalanıcılarını tespit ve teyit eder, ilişkinin amacını ve niteliğini belirler, uluslararası yaptırım listelerine karşı tarama yapar ve ilişkiyi sürekli izler. Hukuki dayanak Quintum'un hukuki yükümlülüğüdür (md. 6(1)(c)).
Bu web sitesini kim işletiyor. JusTrust OÜ, Contact Person Estonia'yı ve muhasebe başvuru formunu işletir ve muhasebe başvuru verilerini Quintum OÜ adına ve onun talimatları doğrultusunda işler. JusTrust OÜ, muhasebe başvuru verilerini kendi müşterileri, pazarlaması veya ticari profillemesi için kullanmaz.
7. Verileriniz Ticaret Sicili'nde kamuya açılır
Veri sorumlusu: JusTrust OÜ
İrtibat Kişisi veya Yasal Adres hizmetimizi kullanırsanız, JusTrust OÜ'nün şirketinizin irtibat kişisi olduğu ve adresimizin şirketinizin kayıtlı adresi olduğu Estonya Ticaret Sicili'ne kaydedilir ve kamuya açık hâle gelir. Bir şirketin yönetim kurulu üyeleri ve ortaklarına ilişkin veriler, Estonya hukuku uyarınca Sicil'in kendisi tarafından yayımlanır.
Bu yayımı sınırlayamaz veya geri alamayız. Bu, sizinle olan sözleşmenizden değil, Estonya hukukundan doğar.
8. Verilerinizi başka kimler alır
| Alıcı | Neden |
|---|---|
| Estonya Ticaret Sicili | 7. bölümde anlatıldığı gibi |
| Estonya Mali İstihbarat Birimi (Rahapesu Andmebüroo) | bildirimde bulunmakla yükümlü olduğumuz hâllerde. Böyle bir bildirimde bulunduğumuzu size söylememiz kanunen yasaktır. |
| Estonya Vergi ve Gümrük İdaresi, noterler, mahkemeler, diğer resmî kurumlar | kanunun gerektirdiği hâllerde |
| Google (Gmail) | hello@contactpersonestonia.ee adresine gönderilen yazışmaların bir kopyasını, yönetebilmek ve yanıtlayabilmek için Google tarafından işletilen bir posta kutusunda tutarız |
| reCAPTCHA ve site kaynakları (2. bölüm) | |
| Stripe (ödeme sağlayıcısı) | ödemenizi işlemek için. Stripe kendisine iletilen verileri (9. bölüm) ayrı bir veri sorumlusu olarak kendi amaçları için de kullanır: sahtecilik ve kaybı önlemek ve kara para aklamayı önleme kontrolleri dâhil kendi yasal yükümlülüklerini yerine getirmek. Bu kullanıma Stripe'ın gizlilik politikası uygulanır: stripe.com/privacy |
| Talimatlarımız doğrultusunda hareket eden hizmet sağlayıcılarımız: barındırma, e-posta, ödeme, kimlik doğrulama ve tarama sağlayıcıları | hizmeti yürütmek için. Verilerinizi yalnızca talimatlarımız doğrultusunda kullanabilirler. Güncel liste talep üzerine sunulur. |
Verilerinizi satmayız ve başkasının pazarlaması için paylaşmayız.
9. Verileriniz nerede tutulur ve AEA dışına aktarım
Kendi sunucularımız Avrupa Birliği'nde (Almanya) bulunur.
Ayrıca hello@contactpersonestonia.ee adresine gönderilen e-posta yazışmalarının bir kopyası, yönetilip yanıtlanabilmesi için Google tarafından işletilen bir posta kutusunda tutulur. Google, iletişim formumuzdaki reCAPTCHA verilerini de işler.
Google bu verileri, Amerika Birleşik Devletleri dâhil olmak üzere AEA dışında işleyebilir. Böyle bir aktarım gerçekleştiğinde, Avrupa Komisyonu'nun AB–ABD Veri Gizliliği Çerçevesi hakkındaki yeterlilik kararına veya standart sözleşme hükümlerine dayanır.
Başvurunuzun ücretini ödediğinizde ödeme, ödeme sağlayıcımız Stripe tarafından işlenir. Stripe'a tutarı, e-posta adresinizi (ödeme ve makbuz için), başvurunuz için bizim referansımızı ve şirketinizin zaten tescil edilip edilmediğine bağlı olarak ya sicil kodunu ya da — şirket kuruluş aşamasındaysa — önerilen adını iletiriz. Bu veriler Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Stripe, LLC'ye aktarılır; Stripe bunları Hindistan dâhil başka ülkelerdeki bağlı şirketlerine ve alt işleyenlerine iletebilir. Stripe, ödeme sayfasına girdiğiniz bilgileri de doğrudan toplar.
Stripe, LLC'ye aktarım, Avrupa Komisyonu'nun AB–ABD Veri Gizliliği Çerçevesi hakkındaki yeterlilik kararına dayanır; Stripe, LLC bu çerçeve kapsamında sertifikalıdır. Bu çerçevenin uygulanmadığı durumlarda aktarım standart sözleşme hükümlerine dayanır.
10. Ne kadar süre saklarız
| Veri | Süre |
|---|---|
| Sicilden alınan pazarlama iletişim verileri (4. bölüm) | 12 ay |
| Pazarlamaya itiraz ettiğinize dair kayıt | size bir daha ulaşmamak için gerekli olduğu sürece saklanır |
| Sözleşmeye dönüşmeyen talepler | 12 ay |
| Müşteri tanıma verileri ve belgeleri, işlem kayıtları | iş ilişkisinin sona ermesinden sonra 5 yıl (RahaPTS) |
| İş ilişkisinin kurulmadığı hâllerde müşteri tanıma kayıtları — başvuruyu kabul etmedik, siz vazgeçtiniz ya da müşteri tanıma tedbirleri tamamlanamadı | müşteri tanıma dosyasının kapatıldığı tarihten itibaren 5 yıl, RahaPTS uyarınca saklanması gereken kayıtlara ilişkin saklama kuralımız çerçevesinde |
| Sözleşme ve hizmet kayıtları | sözleşmenin sona ermesinden sonra 5 yıl |
| Muhasebe kaynak belgeleri | 7 yıl (Muhasebe Kanunu § 12) |
Bir denetim makamı veya mahkeme daha uzun saklama gerektirirse, verileri o gereklilik sürdüğü sürece saklarız.
11. Otomatik karar alma
Sizin hakkınızda yalnızca otomatik araçlarla karar almayız. Bir iş ilişkisini kabul etme, reddetme veya sonlandırma kararının her biri bir kişi tarafından alınır. Bu değişirse, değişiklik yürürlüğe girmeden önce bu bildirimi güncelleriz.
12. Haklarınız
Verilerinizin bir kopyasını isteyebilir, yanlış verilerin düzeltilmesini talep edebilir ve — kanunun izin verdiği ölçüde — silinmesini, işlemenin kısıtlanmasını veya verilerin taşınabilir biçimde verilmesini isteyebilirsiniz. Meşru menfaate dayandığımız hâllerde itiraz edebilirsiniz — doğrudan pazarlama bakımından bu hak mutlaktır (4. bölüm).
Bu haklar, verileri bir hukuki yükümlülüğü yerine getirmek için işlediğimiz hâllerde sınırlıdır. Müşteri tanıma kayıtlarını kanuni süre dolmadan silemeyiz ve bir şüphe bildiriminde bulunup bulunmadığımızı size söyleyemeyiz.
hello@contactpersonestonia.ee adresine yazın. Bir ay içinde yanıt veririz.
Ayrıca Estonya Veri Koruma Müfettişliği'ne (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, ya da yaşadığınız ülkedeki denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz.
13. Güvenlik
Verilerinize erişim, işi gereği ihtiyaç duyan kişilerle sınırlıdır. Veriler aktarım sırasında şifrelemeyle korunur ve düzenli olarak yedeklenir.
14. Bu bildirimdeki değişiklikler
Yukarıdaki sürüm numarası ve tarih her zaman yürürlükteki metni gösterir. Önceki sürümleri saklarız ve talep üzerine sunabiliriz.