Oikeudellista
Tietosuojaseloste
Tämä on käännös englanninkielisestä tekstistä. Ristiriitatilanteessa englanninkielinen teksti on ratkaiseva.
1. Keitä olemme
Contact Person Estonia on JusTrust OÜ:n aputoiminimi; yhtiö on rekisteröity Virossa rekisterinumerolla 16093920, osoite Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Viro. JusTrust OÜ:llä on Viron rahanpesun selvittelykeskuksen toimilupa FIU000395.
Quintum OÜ (rekisterinumero 17024619) on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, joita käsitellään kirjanpitopalvelujen hakemisen ja tarjoamisen yhteydessä. JusTrust OÜ (rekisterinumero 16093920) on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen osalta, joita käsitellään yhteyshenkilö-, virallisen osoitteen ja postinvälityspalvelujen yhteydessä. Jokaisen tässä ilmoituksessa kuvatun käsittelytoimen kohdalla ilmoitetaan siitä vastaava rekisterinpitäjä.
Quintum OÜ on rekisteröity Virossa rekisterinumerolla 17024619, osoite Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Viru väljak 2, 10111, Viro. Kirjanpitotietoja koskevissa kysymyksissä kirjoita osoitteeseen privacy@quintum.ee; yhteyshenkilöä, virallista osoitetta tai postia koskevissa kysymyksissä osoitteeseen hello@contactpersonestonia.ee.
Contact Person Estonia ei ole erillinen yhtiö. Samoja palveluja tarjoaa JusTrust OÜ myös muilla nimillä ja neuvontaa sisältävissä paketeissa eri hintaan. Kirjanpitopalvelut tarjoaa ja laskuttaa Quintum OÜ. Yhteyshenkilö-, virallisen osoitteen ja postipalvelut tarjoaa erikseen JusTrust OÜ sovellettavien Contact Person Estonia -ehtojen mukaisesti.
2. Kun vierailette tällä sivustolla
Rekisterinpitäjä: JusTrust OÜ
| Mitä | Miksi | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Google reCAPTCHA etusivumme yhteydenottolomakkeessa: IP-osoitteenne, laite- ja käyttäytymistietonne sekä Googlen asettamat evästeet | automaattisten roskaviestien estämiseksi | 6 art. 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etu lomakkeen suojaamiseen |
| Google Maps, joka on upotettu etusivullemme näyttämään toimistomme sijainnin: karttaa ladattaessa Google saa IP-osoitteenne ja selaintietonne | toimistomme sijainnin näyttämiseksi | 6 art. 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etu kertoa mistä meidät löytää |
Emme käytä analytiikka-, mainos- tai seurantatyökaluja emmekä aseta omia evästeitä. Fonttimme ja tyylitiedostomme tarjoillaan omalta palvelimeltamme, joten mikään sisällönjakeluverkko tai fonttipalvelu ei saa tietojanne. Tämä sivu ja ehtosivumme eivät lataa mitään kolmansilta osapuolilta — kaksi yllä olevaa kohtaa koskevat vain etusivua.
3. Kun kirjoitatte meille tai haette palveluitamme
Rekisterinpitäjä: JusTrust OÜ
Etusivumme yhteydenottolomake. Keräämme antamanne nimen, sähköpostiosoitteen ja viestin, käytämme niitä vastataksemme teille ja lähetämme automaattisen vahvistuksen.
Yhteyshenkilön, virallisen osoitteen ja postin edelleenlähetyksen hakulomake. Keräämme yrityksen toimialan, kaiken minkä kirjoitatte vapaan tekstin kenttään, nimenne ja sähköpostiosoitteenne sekä vahvistuksenne siitä, ettei yritys harjoita mitään niistä toiminnoista, joita emme palvele. Jos yritys on jo rekisteröity, keräämme myös sen virolaisen rekisterikoodin ja luemme sen nimen rekisteristä, joten teidän ei tarvitse kirjoittaa sitä. Jos yritys on perusteilla, keräämme sen sijaan sen ehdotetun nimen ja vakuutuksenne siitä, että haette perusteilla olevan yrityksen puolesta ja sen nimissä. Käytämme näitä vastataksemme teille ja päättääksemme, voimmeko ottaa yrityksen asiakkaaksi. Kirjanpidon hakemuksista kerrotaan kohdassa 6.
Oikeusperuste. Yhteydenottolomakkeen ja rekisteröityä yhtiötä koskevien hakemusten osalta: 6 art. 1 kohdan b alakohta, pyynnöstänne ennen sopimuksen tekemistä toteutetut toimet, ja 6 art. 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etumme vastata tiedusteluihin. Perusteilla olevaa yhtiötä koskevien hakemusten osalta: 6 art. 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etumme vastata hakemukseenne ja päättää, voimmeko ottaa yhtiön asiakkaaksi. Jos emme voi ottaa yritystä asiakkaaksi tai ette jatka, säilytämme lähettämänne tiedot 12 kuukautta (kohta 10).
Hakemuksen maksaminen. Maksatte maksun hakemuksen yhteydessä. Maksun vastaanottamiseksi, täsmäyttämiseksi ja, jos palautus on aiheellinen, palauttamiseksi käsittelemme maksun viitteen ja määrän, maksuajankohdan, mahdollisen palautuksen sekä nimen ja maan, jotka maksupalveluntarjoajamme antaa meille maksajasta. Oikeusperuste: 6 art. 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etumme hallinnoida hakemukseenne ja palveluihimme liittyviä maksuja. Jos joku muu kuin te maksoi, selvitämme ennen hakemuksen hyväksymistä, kuka hän on ja mikä hänen suhteensa yhtiöön on, ja jos hän omistaa tai hallitsee yhtiötä, otamme hänet mukaan tuntemistoimiimme; tämän oikeusperuste on 6 art. 1 kohdan c alakohta, rahanpesun estämiseen ja pakotteisiin liittyvät velvoitteemme. Kirjanpitoaineiston säilytämme 6 art. 1 kohdan c alakohdan nojalla (kirjanpitolaki).
Oikeutenne vastustaa tätä. Kun nojaudumme oikeutettuun etuumme — myös perusteilla olevaa yhtiötä koskevan hakemuksen osalta — voitte milloin tahansa vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseenne liittyvällä perusteella. Kirjoittakaa osoitteeseen hello@contactpersonestonia.ee. Lopetamme tällöin käsittelyn, paitsi jos meillä on huomattavan tärkeitä oikeutettuja syitä, jotka ohittavat teidän etunne, tai jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. Jos vastustatte käsittelyä hakemuksenne ollessa vielä kesken, emme voi jatkaa sen käsittelyä.
4. Jos otimme teihin yhteyttä ensin — mistä saimme tietonne
Rekisterinpitäjä: JusTrust OÜ
Voimme kirjoittaa virolaisille yhtiöille tarjotaksemme palvelujamme. Jos saitte meiltä tällaisen viestin, tämä kohta selittää sen. Tämä on yleisen tietosuoja-asetuksen 14 artiklan edellyttämä tieto, koska emme saaneet tietoja teiltä.
| Kysymys | Vastaus |
|---|---|
| Mistä saitte osoitteeni? | Viron kaupparekisterin avoimesta datasta (avaandmed), jonka julkaisee Rekisterien ja tietojärjestelmien keskus (RIK) ja joka on vapaasti kaikkien saatavilla. |
| Mitä säilytätte? | Yhtiön nimen, virolaisen rekisterinumeron, rekisteröidyn osoitteen, toimialan, rekisteriin merkitsemisen päivämäärän ja sähköpostiosoitteen, jonka yhtiö itse julkaisee rekisterissä. |
| Kenen tietoja nämä ovat? | Yhtiön tietoja. Jos yhtiön sähköpostiosoite tunnistaa henkilön, kyse on henkilötiedoista ja tämä seloste koskee niitä. |
| Miksi kirjoitatte minulle? | Tarjotaksemme yhteyshenkilö-, virallinen osoite- ja postin välitys -palveluja yhtiöille, jotka todennäköisesti tarvitsevat niitä — esimerkiksi yhtiölle, jonka oma osoite on Viron ulkopuolella. |
| Millä oikeusperusteella? | 6 art. 1 kohdan f alakohta, oikeutettu etu tarjota toiselle yritykselle olennaista liiketoimintapalvelua. Olemme punninneet tämän etujanne vasten: tiedot ovat jo julkisia, viesti on osoitettu yhtiölle sen omasta sääntelyasemasta, ja voitte lopettaa sen milloin tahansa. |
| Kuinka kauan säilytätte niitä? | 12 kuukautta, ellei teistä tule asiakasta tai ellette pyydä meitä pitämään vastustustanne kirjattuna pidempään. |
Kaksi rajaa, jotka olemme itse asettaneet ja joiden noudattamista voitte meiltä vaatia:
Käytämme sähköpostiosoitetta, jonka yhtiö julkaisee rekisterissä. Emme käytä tähän tarkoitukseen rekisteristä otettuja yhtiön yhteyshenkilön tai hallituksen jäsenen henkilökohtaisia yhteystietoja.
Kirjoitamme yhtiölle tietystä tarjouksesta kerran. Emme toteuta viestisarjaa emmekä myy tai jaa listaa.
Vastustamisoikeutenne on tässä ehdoton. 21 artiklan 2 kohdan nojalla voitte milloin tahansa ja syytä ilmoittamatta vastustaa suoramarkkinointia, ja meidän on lopetettava. Vastatkaa viestiin ja kertokaa se, tai kirjoittakaa osoitteeseen hello@contactpersonestonia.ee. Pidämme kirjaa vastustuksestanne, jotta emme ota teihin uudelleen yhteyttä — se kirjaus on ainoa asia, jonka säilytämme vastustuksenne jälkeen.
5. Kun teistä tulee asiakkaamme
Rekisterinpitäjä: JusTrust OÜ
| Tiedot | Miksi | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Yhtiön nimi, rekisterinumero, osoite, yhteystiedot | palvelun tarjoamiseksi ja kaupparekisteriin yhteyshenkilöksenne merkitsemiseksi | 6 art. 1 kohdan b alakohta, sopimus |
| Hallituksen jäsenten, osakkaiden ja tosiasiallisten edunsaajien henkilötiedot: koko nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansalaisuus, henkilöllisyysasiakirjan tiedot ja jäljennös asiakirjasta, osoite | lain edellyttämät asiakkaan tuntemistoimet (RahaPTS) | 6 art. 1 kohdan c alakohta, lakisääteinen velvoite |
| Tarkistusten tulokset: poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön asema, kansainväliset pakotetarkistukset | tuntemistoimet ja jatkuva seuranta | 6 art. 1 kohdan c alakohta, lakisääteinen velvoite |
| Yhtiöllenne osoitteeseemme saapunut kirjeenvaihto ja välitystiedot | postin välityksen tarjoamiseksi. Tämä voi liitännäisesti sisältää teille kirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja | 6 art. 1 kohdan b alakohta, sopimus; lähettäjän tietojen osalta 6 art. 1 kohdan f alakohta |
| Maksu- ja laskutustiedot | laskuttaaksemme teitä ja pitääksemme kirjanpitoa | 6 art. 1 kohdan b alakohta, sopimus; 6 art. 1 kohdan c alakohta, kirjanpitolaki |
Tuntemistoimet johtuvat laista, eivät meistä, ja ne ovat samat jokaiselle asiakkaalle. Ne eivät riipu maksamastanne hinnasta tai valitsemastanne paketista. Ilman niitä emme voi tarjota palvelua emmekä voi poistaa tietoja ennenaikaisesti.
Jos yhtiönne on perusteilla, teemme nämä tuntemistoimet teidän osaltanne hakemuksen tekijänä ennen hakemuksen hyväksymistä (6 art. 1 kohdan c alakohta, lakisääteinen velvoite) ja yhtiön osalta sen rekisteröinnin jälkeen.
6. Kirjanpitopalvelut ja kirjanpitohakemukset
Rekisterinpitäjä: Quintum OÜ
Contact Person Estonian kautta tarjottavat kirjanpitopalvelut tarjoaa ja laskuttaa Quintum OÜ. Kun haet kirjanpitopalvelua tämän sivuston kautta, Quintum OÜ on rekisterinpitäjä antamiesi henkilötietojen ja sitä seuraavassa kirjanpitosuhteessa syntyvien tietojen osalta.
Kun haet. Hakemuslomake kysyy yhtiösi rekisterinumeron, toimialan sekä sen henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen, jolle vastaamme. Käytämme näitä arvioidaksemme, voimmeko ottaa yhtiön asiakkaaksi, ja vastataksemme sinulle. Oikeusperuste on pyynnöstäsi toteutettavat sopimusta edeltävät toimenpiteet (6 art. 1 kohta b alakohta).
Kun sinusta tulee kirjanpitoasiakas. Kirjanpitopalvelun tuottamiseksi Quintum OÜ käsittelee yrityksesi meille antamia tietoja: niiden henkilöiden yhteystietoja, joiden kanssa asioimme, sekä kirjanpidon tositteita, laskuja, pankkitietoja, palkkatietoja ja veroilmoituksia, joita hoidamme puolestasi. Oikeusperuste on sopimuksen täyttäminen (6 art. 1 kohta b alakohta) ja Quintumin lakisääteiset velvoitteet kirjanpitopalvelun tarjoajana (6 art. 1 kohta c alakohta).
Rahanpesun torjunta. Quintum OÜ tarjoaa kirjanpitopalveluja ja on siksi ilmoitusvelvollinen Viron rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lain nojalla (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS § 2(1) p 7). Ennen liikesuhteen aloittamista ja määräajoin sen jälkeen Quintum tunnistaa ja todentaa asiakkaan, sen edustajat ja tosiasialliset edunsaajat, selvittää liikesuhteen tarkoituksen ja luonteen, tekee kansainvälisten pakotelistojen tarkistukset ja seuraa suhdetta jatkuvasti. Oikeusperuste on Quintumin lakisääteinen velvoite (6 art. 1 kohta c alakohta).
Kuka ylläpitää tätä sivustoa. JusTrust OÜ ylläpitää Contact Person Estoniaa ja kirjanpidon hakemuslomaketta sekä käsittelee kirjanpitohakemuksen tietoja Quintum OÜ:n lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti. JusTrust OÜ ei käytä kirjanpitohakemuksen tietoja omiin asiakkaisiinsa, markkinointiin eikä kaupalliseen profilointiin.
7. Tietonne tulevat julkisiksi kaupparekisterissä
Rekisterinpitäjä: JusTrust OÜ
Jos käytätte yhteyshenkilö- tai virallinen osoite -palveluamme, se että JusTrust OÜ on yhtiönne yhteyshenkilö ja osoitteemme yhtiönne rekisteröitynä osoitteena merkitään Viron kaupparekisteriin ja ne ovat julkisesti saatavilla. Tiedot yhtiön hallituksen jäsenistä ja osakkaista julkaisee rekisteri itse Viron lain nojalla.
Emme voi rajoittaa tai peruuttaa tätä julkaisemista. Se johtuu Viron laista, ei sopimuksestanne kanssamme.
8. Kuka muu saa tietonne
| Vastaanottaja | Miksi |
|---|---|
| Viron kaupparekisteri | kuten kohdassa 7 kuvataan |
| Viron rahanpesun selvittelykeskus (Rahapesu Andmebüroo) | kun olemme velvollisia ilmoittamaan. Laki kieltää meitä kertomasta teille, että olemme tehneet tällaisen ilmoituksen. |
| Viron vero- ja tullihallitus, notaarit, tuomioistuimet, muut viranomaiset | kun laki sitä edellyttää |
| Google (Gmail) | Säilytämme osoitteeseen hello@contactpersonestonia.ee lähetetyn kirjeenvaihdon kopiota Googlen ylläpitämässä postilaatikossa voidaksemme hallita ja vastata siihen |
| reCAPTCHA ja sivuston resurssit (kohta 2) | |
| Stripe (maksupalveluntarjoaja) | maksunne käsittelemiseksi. Stripe käyttää sille välitettyjä tietoja (kohta 9) myös omiin tarkoituksiinsa erillisenä rekisterinpitäjänä: petosten ja tappioiden estämiseen sekä omien lakisääteisten velvoitteidensa, kuten rahanpesun estämiseen liittyvien tarkistusten, täyttämiseen. Tähän käyttöön sovelletaan Stripen tietosuojakäytäntöä: stripe.com/privacy |
| Ohjeidemme mukaan toimivat palveluntarjoajamme: palvelin-, sähköposti-, maksu-, henkilöllisyyden todentamis- ja tarkistuspalvelut | palvelun toteuttamiseksi. He saavat käyttää tietojanne vain ohjeidemme mukaisesti. Ajantasainen luettelo on saatavilla pyynnöstä. |
Emme myy tietojanne emmekä jaa niitä kenenkään muun markkinointiin.
9. Missä tietojanne säilytetään ja siirrot ETA:n ulkopuolelle
Omat palvelimemme sijaitsevat Euroopan unionissa (Saksassa).
Lisäksi osoitteeseen hello@contactpersonestonia.ee lähetetyn sähköpostikirjeenvaihdon kopiota säilytetään Googlen ylläpitämässä postilaatikossa, jotta voimme hallita sitä ja vastata siihen. Google käsittelee myös yhteydenottolomakkeemme reCAPTCHA-tietoja.
Google voi käsitellä näitä tietoja ETA:n ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa. Kun tällainen siirto tapahtuu, se perustuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksestä tai vakiosopimuslausekkeisiin.
Kun maksatte hakemuksenne, maksun käsittelee maksupalveluntarjoajamme Stripe. Välitämme Stripelle maksun määrän, sähköpostiosoitteenne (maksua ja kuittia varten), viitteemme hakemukseenne sekä sen mukaan, onko yhtiönne jo rekisteröity, joko sen rekisterinumeron tai — jos yhtiö on vasta perusteilla — sen ehdotetun nimen. Nämä tiedot siirretään Stripe, LLC:lle Yhdysvaltoihin, ja Stripe voi välittää ne konserniyhtiöilleen ja alikäsittelijöilleen muissa maissa, myös Intiassa. Stripe kerää myös suoraan tiedot, jotka syötätte sen maksusivulle.
Siirto Stripe, LLC:lle perustuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehyksestä, jonka mukaisesti Stripe, LLC on sertifioitu. Jos tätä kehystä ei sovelleta, siirto perustuu vakiosopimuslausekkeisiin.
10. Kuinka kauan säilytämme niitä
| Tiedot | Aika |
|---|---|
| Rekisteristä saadut markkinoinnin yhteystiedot (kohta 4) | 12 kuukautta |
| Kirjaus siitä, että vastustitte markkinointia | säilytetään niin kauan kuin on tarpeen, jotta emme ota teihin uudelleen yhteyttä |
| Tiedustelut, jotka eivät johda sopimukseen | 12 kuukautta |
| Tuntemistiedot ja -asiakirjat, liiketoimitiedot | 5 vuotta liikesuhteen päättymisen jälkeen (RahaPTS) |
| Tuntemistiedot silloin, kun liikesuhdetta ei syntynyt — emme hyväksyneet hakemusta, vetäydyitte tai tuntemistoimia ei voitu saattaa loppuun | 5 vuotta tuntemistoimia koskevan asian sulkemispäivästä RahaPTS:n mukaan säilytettäviä tietoja koskevan säilytyssääntömme mukaisesti |
| Sopimus- ja palvelutiedot | 5 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen |
| Kirjanpidon tositteet | 7 vuotta (kirjanpitolaki § 12) |
Jos valvontaviranomainen tai tuomioistuin edellyttää pidempää säilytystä, säilytämme tiedot niin kauan kuin tuo vaatimus on voimassa.
11. Automaattinen päätöksenteko
Emme tee teitä koskevia päätöksiä pelkästään automaattisin keinoin. Jokaisen päätöksen liikesuhteen hyväksymisestä, epäämisestä tai päättämisestä tekee ihminen. Jos tämä muuttuu, päivitämme tämän selosteen ennen muutoksen voimaantuloa.
12. Oikeutenne
Voitte pyytää meiltä jäljennöstä tiedoistanne, pyytää virheellisten tietojen oikaisua ja — siltä osin kuin laki sallii — pyytää niiden poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen saamista siirrettävässä muodossa. Kun nojaudumme oikeutettuun etuun, voitte vastustaa — ja suoramarkkinoinnin osalta tuo oikeus on ehdoton (kohta 4).
Nämä oikeudet ovat rajoitettuja siltä osin kuin käsittelemme tietoja lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Emme voi poistaa tuntemistietoja ennen lakisääteisen ajan päättymistä emmekä kertoa teille, olemmeko ilmoittaneet epäilystä.
Kirjoittakaa osoitteeseen hello@contactpersonestonia.ee. Vastaamme kuukauden kuluessa.
Voitte myös tehdä kantelun Viron tietosuojaviranomaiselle (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinna, info@aki.ee, tai asuinmaanne valvontaviranomaiselle.
13. Tietoturva
Pääsy tietoihinne on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä työssään. Tiedot suojataan siirron aikana salauksella ja niistä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
14. Tämän selosteen muutokset
Yllä oleva versionumero ja päivämäärä osoittavat aina voimassa olevan tekstin. Säilytämme aiemmat versiot ja voimme toimittaa ne pyynnöstä.